La rassegna stampa è una delle attività principali di un ufficio stampa
Quando un’azienda si affida a un press office per produrre comunicati stampa dedicati al proprio lavoro, ai prodotti proposti, ad eventi che riguardano l’impresa o per comunicare altri messaggi ritenuti fondamentali, il lavoro non finisce lì.
Fondamentale avere un report degli articoli scritti e pubblicati in seguito all’invio del materiale informativo realizzato.
Con il termine “rassegna stampa” si indica la ricerca post invio del comunicato stampa per informare il cliente sugli articoli usciti online, in formato cartaceo, sulle news riprese da radio e tv.
Il report, oggi più che mai, deve includere tutti i media, tradizionali e digitali, che potrebbero aver ripreso la notizia che l’ufficio stampa ha diffuso tramite i contatti ritenuti più idonei per il settore di riferimento dell’azienda.
La rassegna stampa si fa solitamente ogni mattina, leggendo quotidiani, riviste, giornali, aprendo siti internet, sfogliando le agenzie di stampa e cercando tutti i media sui quali potrebbe essere apparso il contenuto testuale, visivo e multimediale creato appositamente per una comunicazione aziendale dedicata al mondo dei media.
Per poter avere una perfetta rassegna stampa, che possa dare un quadro completo delle uscite, da presentare al cliente e da usare come case history per raccontare il marchio, ci sono almeno 5 regole che bisognerebbe sempre seguire.
1. Scegliere le testate giornalistiche
Ogni mattina o anche durante il giorno (internet ha rivoluzionato le tempistiche di pubblicazione delle news, con articoli che escono a ogni ora del giorno e della notte) l’addetto stampa controlla principalmente le testate giornalistiche a cui il materiale è stato inviato. Ma può anche verificare eventualmente altre fonti informative, che potrebbero aver ripreso la notizia.
2. Selezionare gli articoli
Sia che la rassegna stampa sia solo “cartacea” sia se comprenda anche l’online, l’addetto stampa deve visionare tutte le ultime uscite. Di solito i giornalisti avvisano il press office in merito a una possibile uscita, così da agevolarne il lavoro.
Un tempo si ritagliavano gli articoli di giornale e si incollavano in report fisici. Oggi con la tecnologia si usano solo strumenti digitali, con versioni online o scansioni dei pezzi usciti. Sicuramente la ricerca online è resa più agevole dai motori di ricerca e da Google News, in caso di notizie.
3. Leggere gli articoli
Un buon addetto stampa non si limita solo a scovare i pezzi pubblicati, online o su giornali e riviste cartacei. Deve anche leggerli, per capire se tutto quello che è stato scritto è corretto. E, nel caso lo ritenesse necessario e opportuno, deve contattare il giornalista, così eventualmente da modificare o ricorrere a una rettifica.
4. Ordinare gli articoli
La rassegna stampa, prima di essere consegnata al cliente, va impaginata. Si può anche scegliere di inviare un semplice elenco di link disponibili online oppure creare un progetto più accurato che contenga non solo la fonte originale, ma anche screenshot degli articoli stessi, così da dare una visuale migliore e più rapida al cliente. Sicuramente prima andranno posizionati gli articoli di testate più prestigiose o più in linea con il business dei clienti. E poi man mano tutti gli altri.
5. Valorizzare la rassegna stampa
Per valorizzare al meglio il report ecco cosa dobbiamo ricordare:
- l’impaginazione è fondamentale
- la risoluzione delle immagini degli articoli deve essere alta
- l’inserimento di tutti gli articoli è importante
- è consigliabile tenere sempre aggiornato il cliente in corso d’opera, soprattutto in caso di uscite “prestigiose”
- condividere anche con i giornalisti che hanno ripreso la notizia (e non solo con loro) l’eventuale pubblicazione sulle pagine aziendali del link o dello screenshot, così da creare un rapporto di collaborazione duraturo
Una buona rassegna stampa è fondamentale per aiutare il cliente a comprendere quanto un buon comunicato stampa può essere uno strumento strategico nel comunicare il proprio brand, ai media e, di conseguenza, a nuovi potenziali clienti.