Se il video è lo strumento più efficace per comunicare e fare marketing, il comunicato stampa è lo strumento più rapido per diffondere una notizia.
Il comunicato stampa viene utilizzato da aziende, enti, amministrazioni pubbliche, associazioni e professionisti per comunicare fatti di rilievo pubblico, e ciò non esclude che la notizia possa contenere anche informazioni commerciali. L’azienda che presenta un prodotto innovativo, che ha ricevuto un premio prestigioso o che semplicemente vuole divulgare un cambio management o l’apertura di una nuova filiale, si affida a l’ufficialità di un comunicato stampa aziendale con un doppio scopo: rendere pubblica una novità e rafforzare brand identity e brand awareness.

Come si scrive un comunicato stampa: gli elementi fondamentali

Oggi un comunicato stampa passa anche per l’informazione digitale, per cui il titolo del comunicato deve essere un mix tra notizia e parole chiave che facilitino la ricerca su Google o altri motori.
Il testo del comunicato deve dare risalto alla notizia come se fosse un normalissimo articolo di giornale, e di conseguenza contenere già dall’attacco tutti gli elementi che caratterizzano il pezzo giornalistico.
Quindi rispondere ai cinque requisiti base (who, what, where, when e why) che dicono tutto della notizia. Il resto può essere la descrizione del prodotto o dell’evento, o qualche riga di curriculum del nuovo manager (il curriculum completo va allegato a parte con la foto).

In chiusura del comunicato o anche nel corpo della email possono essere inseriti tutti gli elementi utili al giornalista per approfondire la notizia: come il recapito dell’addetto stampa, dell’azienda, dell’eventuale figura da poter intervistare ed altri riferimenti.
Meglio se il comunicato stampa viene spedito nominativamente al responsabile della pagina dove si vorrebbe pubblicare la notizia o al giornalista che si occupa dell’argomento trattato.
In questo caso è preferibile anticipare il comunicato con una telefonata di avviso. O fare un recall per verificare che l’invio sia andato a buon fine e, nel contempo, far porre l’attenzione sul pezzo.

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Quando diventa necessario pubblicare un comunicato

Il comunicato stampa, che in determinate occasioni precede la conferenza stampa, è come un jolly prezioso da giocare all’interno di una strategia di marketing più complessa, soprattutto quando si tratta di presentare un nuovo prodotto, un cambio di società o una situazione di emergenza.
Già, perché i momenti di crisi derivanti da fattori esterni (incendio, furto, sabotaggio, evento catastrofico) vanno gestiti in ottica di salvaguardia e rafforzamento dell’immagine.

La pianificazione del comunicato stampa da inviare a giornali, testate web, radio e televisioni ha bisogno di almeno due settimane per consentire la preparazione, l’invio ai mezzi di comunicazione e il recap per chiedere conferma sulla ricezione del comunicato e la sua eventuale pubblicazione. Conclusa questa fase, si può provvedere a fare un’attività di monitoraggio sui media e realizzare un report delle pubblicazioni avvenute.
La cosiddetta rassegna stampa.
Naturalmente si pianifica meglio se si riesce a programmare il lavoro.
Nel caso del comunicato stampa di emergenza, non si devono superare le 48 ore nello svolgimento di queste azioni, ma questo è un argomento da affrontare in un articolo apposito.

Come si invia un comunicato stampa: oggetto, allegati, corpo email

Giornalisti e addetti alla pubblicazione sul web di solito hanno pochissimo tempo da concedere alla lettura dei comunicati stampa. Il titolo dell’oggetto diventa quindi importantissimo. Se si spiega subito qual è la notizia e per quale motivo è da considerare importante e meritevole di pubblicazione si è già svolto metà del lavoro.
Oltre che allegare il comunicato stampa in versione pdf e word, si può anche riportare il testo direttamente sullo spazio scrittura dell’email.
In questo modo anche il giornalista più frettoloso farà copia e incolla senza perdere tempo ad aprire allegati e poi a leggerli. Conviene per questo utilizzare un carattere di facile lettura e che non abbia un corpo inferiore al 12. In grassetto possono essere messi in rilievo i nominativi di persone, l’eventuale data con orario e località se si presenta l’apertura di un negozio o altro evento, il nome del nuovo prodotto o del nuovo manager che si sta presentando.

Se poi c’è bisogno di corredare il comunicato stampa con allegati e fotografie non bisogna mai fare l’errore di allegare zip con decine di foto, oppure immagini troppo pesanti che rischiano di far finire la comunicazione nel limbo delle email in attesa di essere scaricate, oppure di finire direttamente nella cartella Spam. Due, tre foto al massimo (in formato jpeg) da allegare semplicemente all’email, in modo che siano visibili subito sotto al testo del comunicato. Per la trasmissione di video o per foto aggiuntive, qualora il giornalista le chieda o si vogliano offrire più opzioni, si può utilizzare il più veloce WeTransfer.

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Come veicolare il comunicato stampa sui propri canali aziendali

Affidare il proprio comunicato stampa al lavoro di professionisti della comunicazione giornalistica vuol dire focalizzare subito gli argomenti su cui puntare, organizzare una pianificazione efficace e ottimizzare al meglio la pubblicazione sui mezzi di comunicazione interpellati.
Oltre che sui media, cartacei e digitali, di cronaca o di settore, è sempre bene veicolare il comunicato stampa sui propri canali aziendali: il sito istituzionale, le pagine social (LinkedIn, Twitter, Facebook) e magari darne notizia tramite la newsletter aziendale, se usata.
Si può fare attenzione monitorando anche i canali social dei media a cui è stato inviato il comunicato stampa ed eseguire interazioni se si vede un post che fa riferimento alla comunicazione inviata.
Affinché la diffusione registri la sua massima efficacia è possibile ricorrere alle cosiddette “sponsorizzate”, attraverso cui è possibile pianificare una strategia di visibilità che ci consente di raggiungere il target che vogliamo colpire o informare con la nostra comunicazione.
Il tutto con intelligenza ed una comunicazione coerente e coordinata.

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