Ogni conferenza stampa crea un legame tra l’azienda e i media.
È un incontro al quale si invitano giornalisti per comunicare loro notizie che si ritengono importanti per il proprio brand. Un momento per ritrovarsi faccia a faccia, utile anche per confrontarsi, per raccontarsi e per creare brand awareness.
I motivi per cui un’azienda potrebbe indire una conferenza stampa sono numerosi. Così come sono molteplici gli argomenti che potrebbero risultare interessanti per giornalisti locali, nazionali e persino internazionali, che operano sui media tradizionali e sul digitale.
In una strategia comunicativa la press conference non deve mai mancare, per creare legami, connessioni, per conoscersi e farsi conoscere, per costruire la propria identità partendo da giornali, radio, tv, siti internet, social. E arrivando così attraverso la strada dell’informazione al target di riferimento.
Perché un’azienda dovrebbe indire una conferenza stampa
Come sottolineavamo in precedenza, una conferenza stampa può essere organizzata ogni volta che si ritiene di avere qualcosa di importante da dire. E quando i propri canali istituzionali e social non bastano, ma si vuole allargare il bacino di utenti che ascolteranno quello che abbiamo da dire.
Si può indire per parlare di un evento che riguarda da vicino il brand, per presentare un cambiamento importante nell’assetto aziendale, per rendere noti i dati di una ricerca, per annunciare l’apertura di una nuova sede o l’avvio di un nuovo progetto o per raccontare notizie che possono essere di interesse pubblico, come collaborazioni, partnership, adesioni a iniziative di più ampio respiro.
È compito dell’addetto stampa, interno o esterno all’azienda, comprendere all’interno del piano di comunicazione aziendale quali sono il momento e l’occasione ideali per organizzare una conferenza stampa, anche in base alle proprie esigenze di business. Senza dimenticare che deve essere sempre prevista anche una versione live sul digitale, così da permettere a chiunque di interagire a distanza ed essere parte della costruzione della notizia che il brand vuole trasmettere.
Come organizzare una perfetta conferenza stampa
Sono diversi i fattori da tenere in considerazione e sui quali fare qualche riflessione in più per non sbagliare.
- Scegliere la location giusta, dove invitare i giornalisti. Talvolta è perfetta anche la sede dell’azienda, mentre in altri casi è bene riservare sale o luoghi più adatti a ospitare i media.
- Anche l’orario deve essere ponderato molto bene. Di solito al mattino, tra le 10 e le 13, è il momento giusto per chiamare a raccolta i reporter. Così avranno tempo nel pomeriggio per redigere articoli, produrre video, creare la notizia e farla uscire anche sui social.
- La lista degli invitati alla conferenza stampa deve essere stilata con la massima attenzione. Lato azienda non devono mancare i vertici, come l’amministratore delegato o i direttori dei reparti coinvolti. Se necessario coinvolgere anche l’Amministrazione Comunale o le istituzioni, per rendere più appetibile l’evento. In caso di partnership, invitare un referente per ogni collaborazione stretta. Lato giornalisti, invece, la selezione deve essere capillare, al fine di avere maggiori feedback positivi di risposta. Si parte dai contatti più stretti e vicini all’azienda, allargando poi la cerchia.
- Come invitare i giornalisti? È bene far seguire alla prima mail di invito anche una telefonata, per creare un legame con il reporter e la testata, oltre che per capire chi sarà presente.
- Quanto deve durare una conferenza stampa? Non più di un’ora.
La conferenza stampa non finisce al momento dei saluti
Anche quando le luci e i microfoni sono stati spenti, l’ufficio stampa continua il suo lavoro. Risulta molto utile inviare tutti i documenti necessari per avere un quadro completo della situazione (comunicato stampa, materiale fotografico e video, ricerche e altro), sia a chi era presente sia a chi non c’era, così da mantenere i contatti anche con chi non ha potuto partecipare.
E poi bisogna monitorare le uscite, con una rassegna stampa che è fatta anche di contatti telefonici con i giornalisti per informarsi sulle eventuali pubblicazioni o per proporre rettifiche dove necessario.
Il momento di dialogo tra azienda e giornalisti non finisce mai. Un buon addetto stampa è in questi casi un mediatore, per garantire un flusso di comunicazione ottimale.