Saper comunicare è fondamentale

Le parole sono importanti. Così come lo sono le scelte che si fanno per veicolare i propri messaggi optando per i mezzi e le modalità più adeguati. Parlare internamente all’azienda, con i dipendenti e tutti coloro che lavorano per il gruppo, è diverso rispetto alla comunicazione che il brand decide di fare verso l’esterno, per promuoversi, raccontarsi, spiegare.

La corporate communication è un insieme di modelli comunicativi nei quali bisogna sempre tenere in considerazione un punto focale: a chi sto parlando e per quale motivo? Le aziende hanno molti interlocutori: i clienti, i fornitori, i partner commerciali, i giornalisti, le istituzioni e anche i propri dipendenti. Il messaggio inviato a ogni tipologia di destinatario deve essere ben ponderato. Bisogna usare il tono di voce giusto. E i mezzi di comunicazione più adeguati. Per questo motivo la comunicazione interna all’azienda non può essere uguale a quella che invece è rivolta al di fuori.

Comunicazione aziendale interna ed esterna: che cosa si intende?

Si tratta sempre di comunicazione. In entrambi i casi. Quello che cambia è principalmente il target di riferimento. E, di conseguenza, lo stile, il linguaggio, i mezzi utilizzati per trasmettere le informazioni che si vogliono rendere note. Internamente o esternamente all’azienda.

  • La comunicazione aziendale interna è quell’insieme di messaggi che vengono veicolati all’interno del gruppo stesso, per informare su attività e novità, per organizzare il lavoro, per suddividersi i compiti, per aggiornare i dipendenti o anche per creare coesione in un momento importante in cui c’è bisogno del massimo impegno da parte di tutti quanti. È un tipo di comunicazione che si rivolge direttamente a chi lavora all’interno del brand.
  • La comunicazione aziendale esterna, invece, è quell’insieme di messaggi che escono fuori dall’azienda stessa, per raggiungere potenziali clienti, fornitori e tante altre tipologie di target. Un modo per fornire strumenti utili per conoscere il gruppo, i suoi valori, la sua mission, il catalogo di prodotti e servizi, le iniziative, le novità. In questo caso la comunicazione non si rivolge a chi fa parte del brand, ma a persone terze, che potrebbero essere interessate al lavoro dell’azienda e al suo operato.
comunicazione interna ed esterna
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Esempi di comunicazione aziendale esterna ed interna

Dopo aver compreso le differenze tra le due modalità comunicative, è bene fare degli esempi per capire in concreto di cosa stiamo parlando, per avere le idee ben chiare.

Comunicazione interna aziendale: a chi e come si comunica

Partiamo dalla comunicazione interna, quella rivolta ai dipendenti. Spesso è la più trascurata, perché non si individuano le potenzialità di una buona strategia comunicativa dedicata a chi ogni giorno lavora per il gruppo. Obiettivo è migliorare la produttività e rendere l’ambiente lavorativo più sereno e collaborativo. In realtà si dovrebbe partire proprio da qui, valutando qual è il tono di voce migliore e utilizzando metodi di comunicazione idonei.

Sicuramente il più veloce, rapido e facile da usare è la mail, ma il flusso deve essere veicolato in maniera tale da non essere invasivo o da raggiungere solo chi è il reale destinatario del messaggio. Le mail dovrebbero essere sempre chiare e contenere tutte le informazioni necessarie per informare sulla vita aziendale e sulle mansioni da compiere.

Per accrescere l’attaccamento al brand, invece, può essere utile una newsletter interna, così da aggiornare ogni reparto su quello che accade magari nell’ufficio accanto. O per celebrare insieme traguardi raggiunti con l’impegno di tutti.

Dovrebbe infine essere incentivata la comunicazione tra direzione e dipendenti e tra dipendenti stessi. Usando sempre un tone of voice adeguato all’ambito lavorativo, non troppo formale ma nemmeno troppo informale. Ricordandosi della netiquette, sempre.

Tutti i tipi di comunicazione aziendale esterna

La comunicazione aziendale esterna, invece, può riguardare diverse figure di riferimento.

Clienti

I clienti, potenziali o già acquisiti e da fidelizzare. Dopo i dipendenti, ecco la realtà più importante a cui rivolgersi. Ogni comunicazione volta a rappresentare il brand, a presentarne prodotti e servizi e a introdurre novità che riguardano il gruppo ha come primo interlocutore proprio questo target. La strategia comunicativa da adottare deve essere realizzata in modo tale da essere efficace e cogliere nel segno. Utilizzando sempre un linguaggio idoneo e sfruttando tutti i mezzi di comunicazione offline e online. Fanno parte di questo campo la pubblicità, l’invio di newsletter, le brochure, le campagne promozionali online, i video emozionali da veicolare sui media, ma anche il servizio di assistenza, ad esempio.

Giornalisti

I giornalisti sono altri potenziali interlocutori delle aziende. Tramite l’attività di ufficio stampa, ogni brand può comunicare ai giornalisti e attraverso i giornalisti, per raccontare il marchio in tante modalità diverse. Il comunicato stampa è lo strumento principale, da veicolare secondo le regole del giornalismo, così come non sono da sottovalutare le conferenze stampe. La strategia comunicativa deve comprendere chi è l’interlocutore, chi raggiungere, quali media scegliere per raccontare chi si è. Bisogna sempre mirare al target giusto anche tra i giornalisti, non “sparando nel mucchio”, ma selezionando con cura testate, professionisti, giornali online in base alla provenienza geografica, alle tematiche trattate, al settore di riferimento.

Target esterno

Altri interlocutori potrebbero essere i fornitori esterni, i partner commerciali, le istituzioni, chi investe o chi ha azioni dell’azienda, in caso di gruppi quotati in borsa. Anche in questo caso la mail e le newsletter sono gli strumenti più rapidi ed efficaci, ma la strategia comunicativa può sfruttare anche eventi per veicolare informazioni in presenza, così da mostrare quello che si fa e chi si è, senza il filtro di un media.

Scegliere il tono di voce giusto, lo strumento più idoneo e identificare perfettamente il target di riferimento: questi i punti di forza della comunicazione aziendale interna ed esterna.