Quando devi comunicare con i media, devi saperti relazionare con questo mondo della comunicazione, adottando linguaggi e strategie in grado di veicolare il messaggio che hai pensato sulla stampa tradizionale o sui nuovi media. Il comunicato stampa è lo strumento principe per mantenere i rapporti con i giornalisti e utilizzare questo canale informativo per tenere aggiornati clienti e potenziali tali. Ma anche tutti gli stakeholder che ruotano intorno al tuo brand.

I comunicati stampa sono testi utili a pubblicizzare eventi, presentare nuovi prodotti, raccontare novità che riguardano il marchio. Vengono scritti tutti partendo dal concetto di notiziabilità. Per poter essere trattati sulla stampa, devono essere considerati una notizia che possa interessare i lettori. Bisogna creare un contesto, una notizia, dare appeal a quello che si vuole raccontare, partendo dal linguaggio giornalistico e cercando di fornire tutte le informazioni utili per permettere ai giornalisti di confezionare un articolo o un approfondimento, ma anche un’intervista se reputato necessario, da pubblicare sulla stampa cartacea o su quella online, ma anche per apparire in tv o essere raccontata in radio.

Il comunicato stampa diventa una fonte per i giornalisti

Attraverso il comunicato stampa, l’azienda può raggiungere il proprio target specifico di riferimento attraverso i giornalisti o i blogger di riferimento. È uno strumento per veicolare informazioni e diventa una fonte importante per i reporter che ne valutano l’interesse, l’affidabilità, la notiziabilità. Per poi trasmettere il messaggio ai propri lettori.
Oltre a essere uno strumento di comunicazione, diventa anche un modo per mantenere i rapporti con i giornalisti e uno strumento di marketing per promuovere la propria azienda, attraverso notizie che potrebbero essere interessanti per il pubblico di lettori del giornale, del magazine, del blog, dell’emittente televisiva o radiofonica a cui ci si rivolge. Così da avere maggiore risonanza rispetto ad altre modalità di comunicazione verso l’esterno che ogni marchio può sfruttare per farsi conoscere.

Le 8 regole d’oro per scrivere un buon testo

Come si scrive un comunicato stampa? Ci sono delle regole, prese in prestito dal mondo giornalistico e non solo, che  devono essere sempre tenute a mente quando si scrive un testo nella speranza che venga diffuso sui media.

  1. Il comunicato stampa deve seguire alcune regole giornalistiche che non devono mai essere dimenticate. A partire dalle 5 W: Who, What, Where, When, Why. In ogni testo è bene che fin dall’inizio sia chiaro chi è il protagonista della comunicazione, cosa vuole comunicare e altre informazioni come il dove, il quando e il perché, secondo il classico stile del giornalismo anglosassone.
  2. Dai priorità agli argomenti da trattare, partendo dal più importante, il cuore della tua comunicazione, per arrivare al meno importante, ad esempio la bio dell’azienda. Il giornalista deve avere ben chiaro di cosa vuoi parlare. Così da capire immediatamente se possa essere di suo interesse. E quindi approfondire.
  3. I comunicati stampa devono essere completi di ogni informazione necessaria, ma non per questo devono essere troppo lunghi. Essere concisi e arrivare dritti al punto è fondamentale. Così come lo è scegliere un linguaggio semplice e chiaro.
  4. Ogni comunicato stampa deve avere un titolo, un sommario breve, un attacco con le informazioni principali già svelate, una serie di paragrafi e una conclusione.
  5. Non dimenticare mai di inserire dei contatti di riferimento per poter mantenere il rapporto con i giornalisti ed essere d’aiuto per approfondimenti.
  6. Oltre al comunicato stampa (che si può inviare in formato WORD o PDF, ma anche come corpo della mail), ricordati di inviare anche del materiale visivo libero da diritti, che il giornalista possa usare per rendere più completo il suo articolo.
  7. Scegli con accuratezza a chi inviare il materiale, ricordandoti a chi ti vuoi rivolgere e scegliendo, di conseguenza, i contatti stampa di riferimento.
  8. Segui il percorso del tuo comunicato stampa. Dopo l’invio, non dimenticarti di lui. Contatta, senza esagerare, i giornalisti, per sapere se lo hanno ricevuto e magari che ne pensano.

Non dimenticare…

Ricordati: devi sempre avere bene presente a chi vuoi rivolgerti e cosa vuoi comunicare. Questo è fondamentale per poter dar vita a una strategia di comunicazione aziendale efficace che passa anche attraverso l’attività di ufficio stampa.